Purchase Requests

Nakasaad sa Handbook on the Financial Transactions of the Sangguniang Kabataan ang proseso ng pagbili ng supplies and materials o property and equipment ng SK: 

1. Ihahanda ng Requesting SK Official ang tatlong (3) kopya ng purchase request (PR) na kung saan nakasulat ang item na bibilhin, gayundin ang quantity, description, estimated unit cost, estimated amount, at purpose nito. Pipirmahan ang PR at ipapasa sa SK Treasurer at kalaunan sa SK Chairperson. 

2. I-rereview ng SK Chairperson ang natanggap na PR, pipirmahan sa ilalim ng "Approved by" portion, at ibabalik sa SK Treasurer. 

3. Kukunin ng SK Treasurer ang original at pangatlong (3rd) kopya ng PR habang ang second (2nd) kopya ay ibibigay sa Requesting SK Official. Ihahanda ng SK Treasurer ang apat (4) na kopya ng purchase order (PO) at ipapasa sa Budget Monitoring Officer (BMO). 

4. I-rereview ng Budget Monitoring Officer (BMO) ang natanggap na PO, pipirmahan sa ilalim ng "Availability of the budget or funds received for specific purpose" portion, at ipapasa sa SK Chairperson.

5. I-rereview ng SK Chairperson ang natanggap na PO, pipirmahan sa ilalim ng "Approved by" portion, at ibabalik sa SK Treasurer. 

6. Ipapasa at ipapapirma ng SK Treasurer ang pang-apat (4th) na kopya ng PO sa supplier ng bibilhing supplies and materials o property and equipment sa ilalim ng “Conforme” portion upang makabili na. Kukunin ng SK Treasurer ang original at pangalawang (2nd) kopya ng PO habang ang pangatlong (3rd) kopya ay isusumite sa COA Auditor sa loob ng limang (5) araw pagkatapos.